Compliance
Compliance-Unternehmenskultur und Ziele der VNG
Compliance, also die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien, ist die Basis unseres Geschäfts. Ein verantwortungsvolles und regelgerechtes Verhalten aller Organe, Führungskräfte und Beschäftigten ist für unseren Unternehmenserfolg und das Vertrauen unserer Kunden und Geschäftspartner elementar. Das Bewusstsein für Compliance und für deren Bedeutung wird auf allen Ebenen unseres Konzerns gefördert und erwartet.
Aus diesem Grund hat VNG ein umfassendes Compliance-Management-System etabliert, das im Hinblick auf Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien die drei klassischen Aufgaben verfolgt: vorbeugen, rechtzeitig erkennen und angemessen reagieren.
Ziel ist es, eine robuste Compliance-Kultur aufrechtzuerhalten, die durch die Vorbildfunktion der Führungsebene, das klare Bekenntnis zur Regeltreue, eine Selbstverpflichtung zu verantwortungsvollem Verhalten und die Nachvollziehbarkeit von Regeln und Entscheidungen geprägt ist. Um dies zu gewährleisten, führt VNG u. a. regelmäßige Präsenzschulungen und E-Learning-Programme zu allgemeinen und fachspezifischen Compliance-Themen durch. Die transparente interne Kommunikation und die spezifische Beratung zu Einzelfragen der Compliance tragen dazu bei, die innere Einstellung und die Überzeugungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter zu festigen.
Compliance-Organisation
Der zentrale Bereich Compliance der VNG steuert konzernweite Maßnahmen zur Korruptions- und Kartellrechtsprävention sowie zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Der Compliance-Beauftragte berichtet direkt dem Vorstandsvorsitzenden. Er wird durch die Compliance-Abteilung und die dezentralen Compliance-Managerinnen und -Manager in den einzelnen Tochterunternehmen der VNG unterstützt, die untereinander einen ständigen Austausch pflegen.
Das Fundament der Compliance-Organisation bilden das Leitbild und der daraus abgeleitete Verhaltenskodex der VNG. Die darin festgelegten Standards bestimmen wesentlich mit, in welcher Weise wir unsere Beziehungen zu Geschäftspartnern, Aktionären, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und zur Gesellschaft gestalten. Der Verhaltenskodex ist damit sowohl Orientierungshilfe als auch Handlungsrahmen und gibt einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Vorschriften und unternehmensinternen Richtlinien.
Klare Botschaften gegenüber den nachgeordneten Führungsebenen, der Belegschaft und ggf. auch Geschäftspartnern über alle unternehmensinternen Regeln, Pflichten, Verantwortlichkeiten, Rollen und Berichtswege in Bezug auf die Compliance-Organisation schaffen Transparenz, Akzeptanz und die Einhaltung der Regelungen innerhalb des Betriebes und darüber hinaus.
Compliance-Risiken und -Programme
Die Identifizierung, Analyse und Bewertung von Compliance-Risiken bilden die Grundlage für vorbeugende Maßnahmen und für die Einleitung von Gegenmaßnahmen, um erkannten Compliance-Risiken zu begegnen. Für die Bewertung und Einordnung der Risiken verfügt unsere Compliance-Organisation über fachlich kompetente und unabhängige Expertinnen und Experten, die das Management der identifizierten Risiken übernehmen.
Klare Prozessabläufe, interne Regelwerke, eine sinnvolle Pflichtendelegation und die Übersicht über die einzuhaltenden Rechtsnormen helfen der VNG, die Compliance-Anforderungen in alle Abläufe des Tagesgeschäfts zu integrieren.
Die Anpassung und Optimierung der bestehenden Prozesse und ein wirksames internes Kontrollsystem sind unverzichtbare Compliance-Mechanismen der VNG.
Überwachung und Verbesserung der Compliance-Organisation
Angemessenheit und Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems werden in geeigneter Weise überwacht und dokumentiert. Die gesamte Compliance-Organisation der VNG sorgt für seine Durchsetzung, die Beseitigung aufgedeckter Schwachstellen und die Verbesserung des Systems.
VNG hat dafür verschiedene Meldewege etabliert:
Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren des VNG-Konzerns
Die Verfahrensordnung beschreibt das Beschwerdeverfahren des VNG-Konzerns für potenzielle Missstände in der eigenen Tätigkeit oder in der Lieferkette. Es erläutert die Grundsätze, Kanäle, Zuständigkeiten, Abläufe und Folgemaßnahmen des Verfahrens. Es richtet sich an interne und externe Hinweisgeber, die sich bei entsprechenden Beobachtungen melden können.
